CHANGER D'OUTIL

Passer d'une plateforme à une autre sans perdre son historique

Changer d'outil est le moment où l'on découvre ce qu'on possède réellement.

Beaucoup d'organismes s'aperçoivent à cette occasion que leurs données de formation sont réparties entre une plateforme, un tableur, une boîte de courriels et un classeur — et qu'aucune des quatre ne détient l'ensemble.

Ce qu'il faut récupérer

Par ordre d'importance, et le premier n'est pas celui qu'on croit.

Les preuves des formations passées. Présences, attestations délivrées, évaluations. Ce sont les documents qu'un contrôle demandera, y compris pour des sessions terminées il y a deux ans. Ils ne se recréent pas.

Les stagiaires et leur historique. Qui a suivi quoi, quand, combien d'heures.

Vos contenus. Les supports, les parcours, les questionnaires que vous avez construits.

Les documents administratifs. Conventions signées, conventions de stage, factures.

Ce qui ne se récupère jamais complètement : la mise en forme de vos contenus. Attendez-vous à devoir reprendre la présentation, même quand le texte passe.

Ce qu'il faut demander avant de partir

Trois questions à l'éditeur que vous quittez, posées par écrit.

Sous quelle forme les données s'exportent-elles ? Un fichier tabulaire s'ouvre partout. Un format propriétaire ne s'ouvre que chez celui qui l'a créé.

Les documents produits sont-ils inclus ? Les attestations et les feuilles signées sont des fichiers. Un export qui ne contient que des lignes de tableau les laisse derrière.

Combien de temps l'accès reste-t-il ouvert après la fin du contrat ? C'est la question la plus importante et la moins posée. Certains coupent l'accès à la date de résiliation. Récupérez tout avant, pas après.

L'ordre des opérations

Exporter d'abord, résilier ensuite. Jamais l'inverse. Une fois l'accès fermé, la négociation devient difficile.

Vérifier l'export avant de résilier. Ouvrez les fichiers. Comptez les lignes. Vérifiez qu'une attestation de l'an dernier est bien là. Un export qui existe n'est pas un export qui contient.

Importer une session de test. Dix stagiaires, une formation terminée, avec ses présences et son attestation. Regardez ce que ça donne avant de basculer le reste.

Faire tourner les deux en parallèle sur une session. Une seule, une fois. C'est du travail en double pendant quelques jours, et cela révèle ce que l'import a laissé de côté.

Puis basculer, pour de bon. À une date fixée. Ce qui n'est pas dans le nouvel outil après cette date n'existe pas.

Ce que vous devez conserver de toute façon

Même avec un import réussi, gardez l'export d'origine.

Les documents de formation se conservent plusieurs années, et l'obligation vous incombe, pas à votre éditeur. Un fichier d'archive rangé quelque part est votre filet de sécurité.

Cela ne coûte rien et cela vous évite d'avoir à redemander quoi que ce soit à quelqu'un avec qui vous n'êtes plus en relation.

Les données en cours

Une bascule ne se fait pas au milieu d'une session.

Les formations en cours se terminent là où elles ont commencé. Les nouvelles s'ouvrent dans le nouvel outil. C'est moins élégant qu'une migration totale, et c'est infiniment plus sûr : personne ne perd un émargement en cours de route.

Comptez donc une période de quelques semaines où les deux coexistent, et acceptez-la.

La question à poser au nouvel éditeur

Une seule, et posez-la avant de signer, pas après.

Comment récupère-t-on ses données si l'on part ?

Un éditeur qui répond précisément — le format, ce qui est inclus, le délai — vous dit qu'il n'a pas peur que vous partiez. Un éditeur qui répond vaguement vous dit autre chose.

C'est le meilleur critère de choix qui existe, et il ne figure sur aucun comparatif de fonctionnalités.